Jak skutecznie pisać e-maile biznesowe?

Jedną z podstawowych form komunikacji w biznesie obecnie jest e- mail.  Wiadomość elektroniczna w pracy ma jednak nieco inny charakter niż e-maile, które wysyłamy do przyjaciół czy rodziny. Dziś zaprezentuję  kilka podstawowych zasad, jak pisać e-maile zgodnie z etykietą biznesową!

Jaki kształt ostatecznie przyjmie e-mail zależy przede wszystkim od celu pisania wiadomości. Cele mogą być różne – od nawiązania kontaktu z klientem aż po przesłanie oferty czy propozycji spotkania, a nawet wymianę informacji w czasie wspólnego projektu. Jest jednak kilka ogólnych zasad, które właściwie dotyczą każdego biznesowego e-maila.

Wiadomość e-mail w komunikacji biznesowej powinna składać się z wszystkich niezbędnych elementów takich jak: adres nadawcy, temat e-maila, treść z przywitaniem i podpisem oraz załączniki, jeśli są potrzebne. O żadnym z tych elementów nie można zapominać.

Treść e-maila jest właściwie najważniejsza. To w tym miejscu przekazujemy wszystkie informacje naszemu nadawcy. Warto pamiętać, by e-mail nie był zbyt długi, a raczej zwięzły i rzeczowy. Konkretnie poruszamy najważniejsze kwestie – jeśli jest ich sporo, warto wcześniej omówić je telefonicznie (bardziej rozbudowane e-maile mogą być podsumowaniem rozmowy lub telekonferencji).

W treści e-maila bardzo ważna jest również estetyka – oddzielamy przywitanie i podpis od pozostałej treści. Jeśli tekstu jest dużo, warto oddzielić osobne wątki w akapitach, by lepiej się czytało. Unikajmy długich bloków tekstu.

Przed wysłaniem wiadomości warto na spokojnie jeszcze raz przeczytać e-maila. To jedyna szansa, by uniknąć karygodnych błędów i literówek. Gdy się spieszymy, w e-mailu mogą pojawić się skróty myślowe, które nadawca może zrozumieć opacznie. Przy ponownym czytaniu trzeba to wziąć pod uwagę.

Najczęstsze błędy w e-mailach biznesowych

  • pomyłka w polu „nadawca” (została dołączona niewłaściwa osoba)
  • brak tematu wiadomości lub nieadekwatny do treści
  • brak niezbędnych załączników
  • błędy językowe, literówki
  • rozpoczynanie e-maila od słowa „witam”
  • zbyt duża wielkość e-maila (powyżej 10Mb)

Jak pisać e-maile w biznesie? 

  • rzeczowo i konkretnie
  • krótko i zwięźle
  • z odpowiednimi załącznikami, które odnoszą się do treści
  • ze stopką mailową (podpis)
  • z tematem e-maila.

Jakie Wy macie doświadczenia w pisaniu e-maili w biznesie lub w pracy? Czekam na Wasze opinie!

2 comments on “Jak skutecznie pisać e-maile biznesowe?Add yours →

    1. Niestety, to wciąż częsta praktyka. Czasami nie mam możliwości i muszę kontynuować rozmowę/korespondencję, ale chętnie taką wiadomość od razu bym usunęła!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *